Održavanje sastanka

Postoji li savršeni sastanak? Sastanak na kojem gotovo sve ide onako glatko, od poziva do odaziva kolegica i kolega, zanimljivosti tema, rasprave, dogovora, vremena trajanja, pa sve do zaključaka? Ja mislim da ne postoji, ali svaki sastanak možete učiniti boljim ukoliko se pridržavate određenih pravila.

Neke sastanke izbjegavamo zbog teme, neke možda zbog loše organizacije, dosadnog šefa ili kolega koji će se na njemu pojaviti. No, bilo kako bilo, sastanak treba odraditi profesionalno, kako za vlastitu tako i za korist cijele tvrtke / organizacije u kojoj radite.

Stoga, da bi sastanak kojeg vi organizirate ili ste samo pozvani na njega bio što efikasniji, probajte se pridržavati ovih 15 savjeta.

Pošaljite dnevni red na email

Da bi svi znali kojim redoslijedom će se raspravljati i o kojim temama, vrlo je bitno minimalno 24 sata prije termina ugovorenoga sastanka svim sudionicima poslati dnevni red.

Kada svi dobiju dnevni red, moći će se bolje pripremiti, napraviti određene zabilješke, zapisati pitanja koja treba raspraviti i slično.

Dođite 5 minuta ranije

Kasniti nije lijepo jer time ne samo što pokazujete da ste neorganizirani već očigledno ne cijenite vrijeme onih koji su došli na vrijeme.

Ja se ne želim naći u takvim situacijama te na dogovorene sastanke dolazim na vrijeme, uvijek ranije. Bolje je pričekati, nego zakasniti!

Počnite i završite na vrijeme

Ako vi organizirate sastanak, te ste najavili da će sastanak trajati jedan sat, recimo od 11.00 do 12.00 onda se pridržavajte toga vremena. Zašto? Pa vrlo je vjerojatno da će netko drugi imati ugovoren drugi sastanak možda već u 12.30, a vi ste ga/ju zadržali.

Zato je bolje uzeti pola sata više!

Dođite pripremljeni

Pročitajte dnevni red i dobivene materijale, pogledajte dobivene tablice, grafikone. Zapišite što smatrate bitnim, što mislite reći ili pitati. Zapišite određene “natuknice” kako bi se što bolje pripremili.

Bez pametnih telefona

Koliko ste se puta našli u situaciji da ste upravo vi govorili, a onaj kome se upravo obraćate nešto tipka i gleda na pametnom telefonu? OK, možda očekujete neki bitan email, neki važan poziv, ali vi ste trenutno zauzeti, na sastanku ste i te poruke i pozive rješavate kasnije. Obavezno mobitele stavite u “nečujni” mod, ako ga već ne želite ugasiti.

Podijelite sve informacije relevantne za sastanak

Povezano je s onim da dođete pripremljeni. Kako se možete pripremiti za sastanak ako niste ili vam nisu poslali sve bitne informacije. To mogu biti tekstualni dokumenti, prezentacije, tablice, grafikoni. Pošaljite sve na vrijeme, barem nekoliko dana, a ne pola sata prije sastanka.

Držite se teme

Nervira vas kad netko počne pričati o nečemu što apsolutno nema veze s temom sastanka? Uvijek će se naći netko tko će skrenuti s teme, uvijek. To trebate, ukoliko vi vodite sastanak, odmah prekinuti i upozoriti.

Normalno da će se prije ili na kraju sastanka voditi neki neformalni razgovor, ali to treba svesti na što manje vremena jer nekom možda oduzima dragocjeno vrijeme.

Ponesite papir i olovku / tablet ili računalo

Stara izreka kaže: “Glup pamti, a pametan piše”. Dakle, uzmite sa sobom neki blok papira, bilježnicu i olovku da zapišete bitne stvari sa sastanka. OK, ako ste već zaljubljeni u tehnologiju, možete ponijeti tablet, prijenosno računalo, pametni telefon ali to se pomalo kosi s onim “bez pametnih telefona”. Odvagnite samo, što je najbolje u pojedinoj situaciji.

Budite kratki i sažeti

Prilikom govora budite kratki, jasni, sažeti i razumljivi. Nemojte se “zakopavati” u želji da nešto jako dobro i detaljno pojasnite.

Nema prekidanja

Nemojte prekidati kolegice i kolege jer vjerojatno ne volite da se ne prekida ni vas. Jedino kada netko uzme “previše” vremena ili skrene s teme, sasvim ga ljubazno na to upozorite.

Tišina znači sporazum/dogovor

Često zna doći do nesporazuma jer ste prilikom rasprave o nekoj temi vi ili većina šutjeli. Niste komentirali, iznijeli svoje mišljenje, argumente. I onda se čudite kada u zapisniku sa sastanka pročitate da je donijeta sasvim druga odluka. Da, šutnjom tj. tišinom dali ste svoj pristanak na ideje i argumente koje ustvari ne smatrate dobrim rješenjem.

Bez razgovora i komentara s kolegama do sebe

Kada netko priča, nije lijepo razgovarati s nekim do sebe, smijati se jer to onome koji priča ne izgleda nimalo privlačno. Da li se to vama dogodilo? Što ste pomislili? Da se smiju vama, vašim izjavama, idejama. Hm, dakle ne radite ono što ne želite da drugi rade vama.

Ako se ne slažete s nečim nemojte biti neljubazni

Nepristojno je vikati, psovati ili vrijeđati nekoga na sastanku. Ukoliko se s nekim baš toliko ne slažete, uvijek postoji ljubazan način kako objasniti vlastito mišljenje, ideje ili stav.

Neka vam izazov budu ideje radije nego ljudi

Netko od prisutnih zagovara totalno drugu ideju, drugi stav. OK, to je njegovo pravo. Vi pokušajte svojim idejama i stavovima to promijeniti. Ideje su pokretači businessa zato njih gledajte kao izazov.

Pošaljite email sa zapisnikom u roku 24 sata od održanoga sastanka

Ukoliko je to praksa, onda probajte zapisnik poslati kolegicama i kolegama na email u roku 24 sata nakon održanoga sastanka. Tako će vas posao biti savršeno i profesionalno odrađen.